Tag Archives: manager

Soft Skill Manager (Part 3)

Soft Skill Manager (Part 3)
Berimajinasilah!

Ketika lagi ngalor ngidul di chat dengan seorang teman saya yang dulu adalah Finance Accounting Manager dia cerita kalau dia lagi sambil mikir-mikir.
“Mikirin apa?” tanya saya.
“Mikirin ide, sistem, konsep, rumus untuk kelola keuangan biar lebih efektif, efisien. Kalau sudah gini jadi agak harus mengkhayal-khayal gitu kan??”
“Emang…” timpal saya.

Saya gak terlalu bisa membayangkan kalau mengkhayal untuk konsep keuangan tuh gimana tapi yang jelas kalau di divisi keuangan saja para manager harus menggunakan pikiran out of the box kepentingan efisiensi, apalagi divisi Marketing seperti kerjaan saya hehehe… Bukan mengkhayal lagi kayaknya tapi rada menjurus ke halu hehehe…

Tentu yang dipikirkan oleh para pemimpin bukan khayalan atau halu yang tidak bisa diwujudkan. Khayalan yang bisa dibuat strateginya sehingga tujuan atau mimpi terwujud. Khayalan yang bisa dibuat sistemnya sehingga apa yang kita inginkan bisa tercapai.

Contoh konkretnya : bila kita mau efisiensi biaya transportasi, maka para manager harus memeriksa semua komponen biaya yang bisa diefisiensikan. Kemudian ia mengumpulkan semua informasi tentang sistem transportasi kota/negara yang ada saat ini bahkan kalau perlu rute-rute jalanan pun dia harus cari informasinya. Setelah itu diperiksa opsi-opsi apa yang bisa digunakan agar biaya bisa dikurangi. Namun, si manager pun bisa berimajinasi, seandainya di kantor punya mobil inventaris untuk antar jemput kira-kira gimana ya perhitungannya. Lalu mulailah ia mencari informasi semua kemungkinan investasi yang bagus untuk mobil perusahaan. Dia hitung biaya penyusutannya, semua komponen biaya yang bakal terjadi bila mobil tersebut ada. Ternyata kalau punya mobil antar jemput sendiri, biaya transportasi karyawan bisa dihemat sebesar 30%. Tapi kan mobil gak ada… Jadi hanya diimajinasikan semua seolah-olah nyata dan bila diwujudkan maka kurang lebih tujuan perusahaan akan tercapai.

Kerjaan manager memang yang diandalkan adalah pikirannya. Jadi jangan berkesimpulan :
“Atasan saya mah gak ngapa-ngapain tuh…! Kita yang setengah mati di pabrik. Dia mah duduk aja di ruangannya yang ber-AC, duduk depan komputer, kadang keliatan bengong aja.”
Yaaa namanya juga beda level pemahaman, jadi dimaklumi saja kalau ada pola pikir yang menganggap level managerial hanya ongkang-ongkang kaki sementara karyawan operasional yang pontang-panting. Level pontang-panting managerial itu beda soalnya, gaes…

Manager itu sudah harus cemas was-was kalau di otaknya tidak ada inovasi yang bisa disarankan ke perusahaan. Sehingga semua target perusahaan tidak tercapai. Kalau target tidak tercapai itu alamat manager biasanya ketar-ketir. Ketar-ketir mikirin nasib karyawan lain loh, bukan nasib sendiri. Kalau boleh milih tentu lebih mudah kerja fisik dibandingkan dinilai performance-nya berdasarkan indikator otak, bener gak gaes???

Kalau level managerial sudah hilang daya imajinasinya maka calon kebangkrutan akan datang ke perusahaan itu dan semua karyawan operasional boro-boro naik gaji, tapi kehilangan pekerjaan.

Dalam keseharian saya tidak pernah melihat manager sukses yang malas hanya ongkang-ongkang kaki. Mungkin gaya duduknya emang begitu tapi otaknya ngebul walaupun gak pakai sering-sering mondar-mandir kiri kanan di pabrik.

Jadi kesimpulannya soft skill yang harus dimiliki owner atau level managerial di bagian ke-3 ini adalah :
1. Kemampuan berimajinasi tentang mimpi / tujuan perusahaan. Makanya tuh manager harus bisa menjabarkan visi misi yang emang kayak mengkhayal itu hehe…
2. Kemampuan berpikir yang kompleks namun konkret.
3. Memiliki pengetahuan yang luas, banyak baca dan tahu kondisi luar perusahaan.
4. Mampu mengelola informasi menjadi keputusan yang diperlukan.
5. Mampu mengkonsep mimpi jadi sebuah sistem konkret yang bisa diwujudkan.

Bagaimana supaya bisa punya kemampuan di atas?
1. Banyak baca buku dari komik sampai science
2. Belajar mengelola dan menganalisis informasi agar tidak kewalahan akibat banyaknya informasi, melainkan menyeleksi mana informasi yang perlu dan tidak perlu dibaca/diterapkan
3. Belajar kesenian apapun : sastra, musik, gambar, dll. Fungsinya apa? Biar gak bisanya ngomong dan ngetik doang tapi bisa mewujudkan dalam bentuk karya konkret yang bisa dipresentasikan dengan menarik dan berguna. Belajar kesenian melatih keseimbangan imajinasi dan sistem kerja logika otak dalam perencanaan untuk mewujudkan imajinasi jadi kenyataan. Saya kasih tahu rahasia dikit, orang seni biasanya jarang gaptek karena mereka punya sensitifitas untuk menerjemahkan simbol icon/gambar/chart/suara jadi satu fungsi instruksi otomatisasi.

Part 1 baca di SINI

Part 2 baca di SINI

Back to Menu

Soft Skill Manager (Part 2)

Part 1 di SINI

Ini awal didikan dari boss saya ketika saya baru saja diangkat jadi manager. Saat itu saya diminta untuk membuat meeting bersama para dealer yang akan mendukung program kerja divisi saya. Akhirnya saya dan boss saya sudah menentukan tempat dan tanggal, tinggal telepon dealer-nya untuk datang.

Karena saya masih belum terlalu banyak kenal dengan dealer yang ada, boss saya minta rekan manager lainnya untuk bantu telepon dealer bawaan mereka masing-masing agar datang ke meeting yang saya buat. Lalu saya tinggal tanya saja ke manager lain siapa saja yang bakal hadir.

Kelihatannya gampang. Tapi ketika saya minta tolong dengan instruksi dari Boss, rekan manager lain banyak yang merespons negatif dan pesimis :
“Hmmm susah loh, Fem. Mereka sibuk jam segitu, belum tentu mau datenglah!”
“Emang mau ngomong apa sih? Kan bisa pake telepon atau kita yang sampein?”
Banyaklah kalimat-kalimat yang intinya para dealer tidak akan hadir ke meeting saya. Padahal Boss saya juga bakal hadir.

Berbagai alasan dari para manager senior tentang dealer yang sibuk atau belum tentu mau datang saya sampaikan ke Boss. Siapa tahu kita bisa buat cara yang lebih pas untuk para dealer agar bisa paham proyek kerja saya. Tapi Boss saya geleng-geleng kepala aja, menolak usulan cara lain, jadi harus meeting biar semua jelas dan kelar dalam hari itu, langsung proyek bisa dimulai.

“Kamu jangan dengerin orang laen, Fem. Udah kamu telepon mereka sendiri aja kalau gitu… Kamu aja yang ngomong sekalian kenalan. Pasti dateng deh!”

“Mereka ngomong dealer gak bakal dateng itu pendapat mereka, bukan dealer-nya! Cari gampangnya aja biar gak ribet bujuk-bujuk dateng. Mereka fokus sama kerjaan mereka sendiri. Jadi kamu telepon aja sendiri.”

Akhirnya saya telepon sendiri semua dealer yang mau diundang. Ya dari kenalan sambil mengundang dan memberi kisi-kisi materi meeting. Anehnya semua responsnya positif dan semua bilang bakal dateng. Weh??!! Bener juga si Boss bilang…

Meeting berjalan sangat menyenangkan, sukses, semua setuju presentasi saya. Waktu mau pulang, Boss saya kembali lagi ngomong ke saya :
“Tuh kan, Fem! Pada dateng kan… Kamu jangan dengerin yang lain. Beda kerjaan, beda kepentingan, beda orang, respons beda. Aku tuh yakin mereka mau dateng. Kalo ada yang negatif kamu jangan langsung terima, harus verifikasi dan buktiin sendiri apa emang kayak gitu kondisinya…”

Sejak itu saya yang aslinya udah PeDe jadi tambah yakin bila yang dibutuhkan seorang pemimpin itu :
* Pede, yakin dengan program kerja yang sudah dibuat dengan rapih walaupun banyak yang sangsi bakal gagal.
* Buktikan bila pendapat orang negatif kebanyakan itu salah dengan cara membuat strategi yang benar-benar kuat dari perencanaan sehingga kita dapat mengantisipasi semua bentuk pertanyaan yang kesannya mencari kelemahan.
* Ketulusan dan integritas personality itu penting dalam mengajak / menyajikan gagasan. Jujur waktu saya telepon, saya ini bukan siapa-siapa, skill jualan pun saya masih belum banyak tahu, saya sudah harus pegang divisi retail. Tapi yang membuat semua dealer pada akhirnya jadi partner dan teman saya ya ketulusan dan kepribadian.

Back to Main Menu

Soft Skill Manager (Part 1)

Suatu hari saya sedang ada meeting dengan kantor principal sebuah merek ponsel Eropa yang sekarang sudah almarhum mereknya. Kantor principal itu yaaa sejenis kantor pusat pemilik merek gitu. Saya yang kerja di kantor distributor sudah biasa kalau bolak balik meeting dan kerja bareng tim dari kantor principal.

Nah ada dua kisah yang mau saya sampaikan dari kantor ini.

Pertama : Tukang Ingetin
Tiap meeting saya beberapa kali dengerin manager di kantor principal ngomong dengan betenya : “Heran, gua di sini jadi tukang inget-ingetin kalian ya! Masak tiap meeting kerjaan gua cuman ingetin mulu yang kalian belum kerjain??!!”
Saya mah diem aja mendengar dengan seksama karena bukan saya yang diomelin, melainkan rekan di kantor principal. Saya solider aja ikut meresapi hehe…

Ntar kalau sudah kelar meeting, saya siap kuping lagi kalau si Bapak manager curhat-curhat sebel karena merasa paling ingat sendiri semua kerjaan yang harus dikerjain. Saya sering juga ngekor ke mana dia pergi kalau lagi di lapangan, soalnya saya yang paling gak sebel dengan beliau hihihi… Lah wong saya bukan karyawan di sana kannn, jadi saya itu mewakili Boss atau GM kantor saya sebagai partner manager kantor principal.

Nah dari beliau saya jadi paham juga softskill yang memang harus dimiliki pemimpin :
Daya ingat harus kuat. Gak ada manager lupaan tuh, asli gak ada! Dia bisa lupa hal-hal yang gak penting tapi ingat semua yang penting. Kerjaan manager salah satunya kan emang controlling jadi emang udah kayak tukang ingetin hehehe… Dah terima nasib aja tuh bapak manager, berkat keahliannya mengatur dan mengingat terbukti si bapak manager bisa cepat promosi ke posisi yang lebih tinggi lagi.

Kenapa bisa inget? Karena fokus. Ketika ada promosi untuk cari manager salah satu keahlian yang harus unggul ya itu : punya memori kuat sehingga kalau ada apa-apa bisa obyektif dalam pengambilan keputusan karena ingat semua kronologis dan alur tugas-tugas yang didelegasikan.

Kedua : Keberanian dan Kecepatan dalam Pengambilan Keputusan
Di kantor ini di atas manager ada GM. Usia jauh lebih senior. Bawaannya nyantai aja, agak nyeleneh, tapi kalau sudah serius karismanya gak ada yang bisa lawan.

Yang paling kami pelajari adalah ketika ada konferensi pers / interview seputar masalah persyaratan produk elektronik luar yang masuk ke Indonesia. Saya lupa persis kasusnya tapi ketika si GM ditanya mengenai kelengkapan manual procedure di dalam kotak kemasan apakah sudah sesuai aturan, jawabannya : Sudah! Padahal aslinya belum!
Tentu kalau jawab belum malah jawaban bunuh diri.

Setelah konferensi pers, semua manager dan staff langsung meeting. GM langsung instruksikan hari itu juga fokus untuk cetakan pengadaan yang harus ada di kotak kemasan. Besok malam harus sudah ada yang jadi dan langsung alokasikan semua ke outlet.

Orang yang tak punya nyali tidak sanggup mengambil keputusan darurat seperti ini. Hanya mereka yang punya pikiran taktis, percaya pada skill tim, dan siap mengambil risiko memantau sampai selesai yang berani memutuskan dengan cepat hal-hal yang dapat menyelamatkan perusahaan. Uang seberapun biasanya juga tidak jadi masalah asal semua beres sesuai kebutuhan. Lembur? Yaaa sudah biasa sih kalau orang marketing, orang percetakan, karyawan toko ngurus yang dadakan gini. Kita juga gak berasa terpaksa karena kita pun berusaha agar bisa selamat dan jualan dengan benar.

Jadi keterampilan manager yang juga syarat wajib punya adalah : keberanian pengambilan keputusan dengan cepat. Ini bukan skill main-main karena kenyataannya orang awam ngambil keputusan untuk dirinya saja mencla-mencle apalagi mengambil keputusan yang membawa hajat hidup orang banyak, bisa mendadak pingsan karena ketakutan mungkin.

Dari pemimpin-pemimpin yang pernah saya kenal juga saya lihat semuanya : no fear in taking decision. Justru takutlah kalau ternyata kamu tidak bisa mengambil keputusan karena akan menghambat banyak hal. Soal benar atau tidaknya keputusan itu urusan nanti, yang penting selamatkan muka dulu. Rugi urusan belakang karena duit bisa dicari lagi.

Back to main menu

Dibayar untuk Meeting

Dibayar untuk Meeting

Cerita waktu kerja dulu.
Di kantor tempat saya kerja dulu itu banyak manager-nya. Ya karena merek yang dipegang banyak jadi tiap merek ada manager. Tiap merek bukan hanya 1 manager, bisa ada 2 : Sales manager lalu Marketing Manager yang melapor ke General Manager merek tersebut. Jadi satu divisi merek yaaa minimal ada 3 manager deh 🤣. Di bawah tiap manager ada supervisor atau staff.

Semua tim manager usia rata-rata 25-35 tahun. Kalau meeting bareng semua divisi, satu ruangan ya isinya manager semua dan meeting-nya lamaaaa…

Para manager muda ini jadi resah gelisah kalau meeting lama. Sudah gak boleh angkat telepon (tapi masih bisa SMS-an). Ada yang protes ke boss, merasa kalau meeting jadi gak bisa kerjain yang lain sementara tugas masih menumpuk. Lalu setelah meeting kita semua keluar dengan otak penuh mikirin kerjaan yang makin menumpuk.

Terus si boss selalu jawab gini tiap ada yang protes meeting : Heiii… Gua bayarin lu tuh untuk meeting! Lu tuh pemimpin, yang kerjain tugas lu selama meeting itu staff. Kalau lu mau jadi staff keliling-keliling outlet ngapain gua gaji lu sebagai manager.

Jadi sejak itu tertanam kalau kita dibayar untuk meeting bukan beresin urusan yang bisa diberesin staff. Kita harus naikkin level soalnya boss udah naikkin level kita tapi otak masih level staff yang tugasnya operator bukan konseptor. Tanpa konsep, operator gak jalan. Otomatis tanpa konseptor, bisnis gak jalan.

Nah kalau ketemu manager yang ribet dengan urusan operator bisa jadi :
1. Lagi kurang kerjaan alias gabut 😂
2. Ada staff gak masuk atau berhenti, terpaksa rangkap-rangkap
3. Emang gak ada staff karena management diri sendiri 😁
4. Belum siap jadi manager, betahnya jadi staff (banyak loh yang begini)
5. Gak bisa jadi manager yang percaya dengan orang dalam mendelegasikan tugas.

Jadi manager itu lebih ke softskill personality. Kalau hard skill itu sudah jelas harus punya tapi mereka yang unggul dalam softskill yang tahan jadi manager yang bisa diandalkan. Kalau gak tahan mengembangkan softskill-nya maka biasanya jadi one man show manager & staff.

Next saya bahas cerita lucu-lucu seputar softskill manager-manager top yang saya pernah lihat.

Back to main menu